Знакомьтесь, младший менеджер проектов — Света. Она четко, до минуточки распланировала неделю. В календаре у нее задачи всех цветов радуги и она точно знает, что молодец — переделать столько дел это тебе не мешки ворочать.
Неделя началась. Света приступает к задачам. Вот — она уже сделала одну, вторую, третью, гордо проставила галочки в ежедневнике. Четвертое в списке дел — подготовить договор для лектора. Но на беду тот еще не ответил — он не прислал документы, без которых договор невозможно составить. Торопить лектора невежливо и неуместно — он очень занятой профессор, а дело еще не так горит. Света злится на профессора, но ничего не предпринимает. Потупив полчаса, она начинает следующую задачу из списка.
Завтра ее план сместит задача «сделать договор», потому что лектор ответит. Всю неделю подобные «хвосты» будут разрушать четко спланированную схему и в пятницу Света подумает: «Ну вот, опять я ничего не сделала. И контролировать ничего у меня не получается. Может, тайм-менеджмент — это вообще не мое?» Коротко рассказываю на примере Светы, что еще нужно знать о тайм-менеджменте, чтобы он работал.
Читай также: Смена сферы деятельности: как презентовать себя
Тайм-менеджмент: что стоит попробовать
Переносите задачи
План недели — это не панельный дом, его можно двигать. Задачи можно и нужно переносить, если сейчас вы не можете их выполнить. Чтобы не потерять задачу, сразу же запланируйте, куда вы ее переносите. Освободившееся время заполняйте другой задачей, запланированной на потом — меняйте их местами. . Света может сделать запланированную на вечер домашку по английскому сейчас, а вечером — если придет ответ лектора — подготовить договор.
Меняйте задачи
Часто мы ставим себе задачи неправильно и когда беремся за них, понимаем, что для цели-то нужно немного другое. Например, может быть важнее сделать только часть задачи или сделать ее в обратном порядке. Света может подготовить текст договора и согласовать его со всеми заинтересованными отделами. Когда профессор пришлет документы, дело останется за малым — внести их данные в готовый текст.
Отменяйте задачи
Если видите, что задача не приоритетна и от нее можно отказаться в пользу других дел — отменяйте ее. Света хотела пораньше уйти с работы, чтобы погулять в парке, но теперь вечером ей могут прийти документы. Каждое утро Света в любом случае гуляет 10 минут, поэтому отдыха от прогулки у нее не убудет и она может запланировать «подготовить договор» вечером.
Всегда действуйте
Переносить, менять и отменять задачи трудно, потому что тогда рушится наш идеально выстроенный план, наша красивая картинка жизни. Но пока мы не разрешим себе ошибаться и пробовать разные варианты, дела будут идти со скрипом. Главное не сделать идеально, а вообще сделать хоть что-то. Потому что даже крупицы наших действий приводят в движение наши мысли, вызывают реакцию других людей, влияют на будущее. Пока мы боимся неидеальности и ждем чего-то, мы никак не влияем на мир и на будущее. Поэтому не сидите сложа руки, если дела не идут чётко по плану — это нормально. Действуйте.
Читай также: Getting Things Done, или как управлять делами и не сойти с ума
Упражнение вам в помощь: попробуйте запланировать эту неделю только общими мазками и двигать задачи в пределах временных отрезков. Например:
Понедельник 10:00-15:00
- Делаю английский
- Отвечаю заказчику
- Пишу пост
Неважно, в какое время вы возьметесь за задачу, важно уложиться в интервал. Внутри него можно менять задачи местами, делать по части от каждой и так, как вам комфортно. Вы увидите, что неидеально расписанный план — это нестрашно.
В комментариях к посту поделитесь своими мыслями про тайм-менеджмент или ощущениями от выполненного задания — мне будет интересно. Удачи!
Катя <3