Getting Things Done, или как управлять делами и не сойти с ума

Интересное о методике GTD 1 мин.


«Много дел и мало времени» — типичная фраза, которую можно услышать почти от каждого. Планы и цели мы часто откладываем на светлое будущее, потому что пока что некогда. Работу приходится выполнять в хроническом темпе «ничего не успеваю». 

Часто мы берем на себя больше, чем способны выполнить, что ведет к стрессу и выгоранию. Список дел «в голове» и традиционный тайм-менеджмент уже не работают — они не могут всё в себя вместить, потому что часто задачи прилетают из ниоткуда, а решение каких-то из них зависит от других людей, на которых невозможно повлиять. Как в таком режиме остаться уравновешенным человеком? А как быстро принимать верные решения?

Я протестировала несколько рекомендаций по управлению рабочими задачами из книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». На английском она называется “Getting Things Done”, сокращенное название методики — GTD. Главный элемент GTD — распределение дел по спискам, которые нужно хранить отдельно друг от друга. Если они смешиваются, то теряется ценность системы. GTD фокусирует внимание на организации приоритетов и информации, а не на планировании времени.


Читай также: Личная система планирования, которая подойдет именно тебе


Что из этой методики мне помогает в организации и распределении задач?

Ведение списков

  • текущие проекты — то, чем занимаетесь прямо сейчас;

  • следующие задачи — то, что нужно сделать как можно скорее;

  • ожидающие задачи — то, по чему ожидаете ответ;

  • задачи в календаре — то, что привязано к конкретной дате;

  • когда-нибудь или возможно — то, что не горит, но надо бы сделать или очень хочется.

В теории еще существуют такие: на ближайшие один-два года и пятилетнюю перспективу. Их составление я пока что откладываю (а зря). Может, потому я пока не знаю, к чему действительно хочу и могу прийти в карьерной истории. Но эти списки must have, чтобы видеть ситуацию в перспективе.

Getting things done: инструменты и ревью

Для первых трех категорий отлично подходят приложения-органайзеры, такие как MyLifeOrganized, Todoist, Evernote или стандартное приложение для заметок на IPhone или Android. Это помогает держать списки под рукой в течение дня, потому что они требуют частого мониторинга. Для задач в календаре мне нравится Google Календарь, его я просматриваю и редактирую в течение дня. Категорию «когда-нибудь/возможно» расписываю в отдельном блокноте — он в приятной мягкой обложке с разлинованными страницами. Список просматриваю регулярно раз в неделю, вношу корректировки.

Метод корзинок для распределения задач

Перед тем как попасть в какой-то из списков, задачи попадают в так называемые корзинки — это места скопления проектов, идей, планов и даже мыслей о работе. Такими местами можно считать: почта, заметки в телефоне, рабочий чат или скопление бумаг на рабочем столе. Далее нужно решить по каждому пункту, что делать дальше. Какой алгоритм: 

  • выбросить лишнее;

  • сделать все дела, которые не требуют больше двух минут на выполнение;

  • делегировать все, что возможно;

  • распределить дела по спискам.

Один из основных принципов GTD — проводить обработку задачи лишь один раз, поэтому важно сразу принять решение и не оставить ее пылиться в корзинке.



Getting things done: приоритезация задач

Вопросы себе, которые помогают принять быстрые и логичные решения по любым задачам. Важно задавать их поочередно:

  • могу ли я это сделать, находясь в данный момент времени в этом месте;

  • успею ли я это сделать за тот промежуток времени, который есть сейчас;

  • есть ли у меня энергия для выполнения этого дела;

  • насколько это дело сейчас важнее, чем какое-либо другое.

Например, сегодня понедельник, я в офисе, а через 10 минут начинается совещание. На почту приходит письмо о том, что нужно подготовить отчет по рекламным каналам к пятнице. Сейчас начинать делать отчет не вариант — слишком мало времени. Энергии много, но есть дело поважнее. Значит, принимаю решение, когда я смогу этим заняться и заношу создание отчета в список «следующие задачи» с пометкой по дате или сразу бронирую время на выполнение задачи в календаре.

getting things done

Этапы GTD по рабочему процессу

Так кратко выглядит методика Getting things done относительно рабочих задач. Все предельно просто:

  • сбор и запись данных по всем задачам, проектам, идеям и планам;

  • быстрое принятие финальных решений по ним;

  • построение работы с учетом приоритетов и информации по спискам;

  • проведение регулярных ревью.

Ловушки, которые стоит обходить

А теперь немного о моментах, которые могут привести к разочарованию, усталости, нежеланию продолжать что-либо и удрученному состоянию:

  1. Делать простые задачи, а сложные оставлять на потом. 

  2. Вести списки, но не проводить ревью.

  3. Давать себе обещания и не выполнять их.

  4. Не разделять объемную задачу на несколько небольших этапов.

  5. Не записывать любые, даже странные или глупые идеи.

  6. Накапливать задачи в корзинках и не принимать по ним решения.

  7. Ничего не делать.


Читай также: Список дел или To-Do List: как правильно составить и использовать?


Кстати, что касается личных задач, то я, например, личные идеи и планы расписываю в отдельном ежедневнике, а задачи — в заметках. Пусть все запланированное свершается как в работе, так и в личной жизни, а в этом поможет ведение списков и организация задач в целом.



Хочешь поделиться полезным? Стань автором UP TO US.

Как опубликовать статью в комьюнити 



Зацепила тема? Помоги разобраться тем, кому это тоже интересно.

baibaraaa

ВЫБЕРИТЕ ФОРМАТ
ЛИЧНОСТНЫЙ ТЕСТ
Вопросы, которые помогут понять что-то новое о самом себе
ИСТОРИЯ
Полный набор инструментов, чтобы красиво рассказать историю или поделиться опытом
ВИДЕО
Быстрое добавление ролика с Youtube, Vimeo и др.
МУЗЫКА/ПОДКАСТ
Быстрое добавление аудио