«Много дел и мало времени» — типичная фраза, которую можно услышать почти от каждого. Планы и цели мы часто откладываем на светлое будущее, потому что пока что некогда. Работу приходится выполнять в хроническом темпе «ничего не успеваю».
Часто мы берем на себя больше, чем способны выполнить, что ведет к стрессу и выгоранию. Список дел «в голове» и традиционный тайм-менеджмент уже не работают — они не могут всё в себя вместить, потому что часто задачи прилетают из ниоткуда, а решение каких-то из них зависит от других людей, на которых невозможно повлиять. Как в таком режиме остаться уравновешенным человеком? А как быстро принимать верные решения?
Я протестировала несколько рекомендаций по управлению рабочими задачами из книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». На английском она называется “Getting Things Done”, сокращенное название методики — GTD. Главный элемент GTD — распределение дел по спискам, которые нужно хранить отдельно друг от друга. Если они смешиваются, то теряется ценность системы. GTD фокусирует внимание на организации приоритетов и информации, а не на планировании времени.
Читай также: Личная система планирования, которая подойдет именно тебе
Что из этой методики мне помогает в организации и распределении задач?
Ведение списков
-
текущие проекты — то, чем занимаетесь прямо сейчас;
-
следующие задачи — то, что нужно сделать как можно скорее;
-
ожидающие задачи — то, по чему ожидаете ответ;
-
задачи в календаре — то, что привязано к конкретной дате;
-
когда-нибудь или возможно — то, что не горит, но надо бы сделать или очень хочется.
В теории еще существуют такие: на ближайшие один-два года и пятилетнюю перспективу. Их составление я пока что откладываю (а зря). Может, потому я пока не знаю, к чему действительно хочу и могу прийти в карьерной истории. Но эти списки must have, чтобы видеть ситуацию в перспективе.
Getting things done: инструменты и ревью
Для первых трех категорий отлично подходят приложения-органайзеры, такие как MyLifeOrganized, Todoist, Evernote или стандартное приложение для заметок на IPhone или Android. Это помогает держать списки под рукой в течение дня, потому что они требуют частого мониторинга. Для задач в календаре мне нравится Google Календарь, его я просматриваю и редактирую в течение дня. Категорию «когда-нибудь/возможно» расписываю в отдельном блокноте — он в приятной мягкой обложке с разлинованными страницами. Список просматриваю регулярно раз в неделю, вношу корректировки.
Метод корзинок для распределения задач
Перед тем как попасть в какой-то из списков, задачи попадают в так называемые корзинки — это места скопления проектов, идей, планов и даже мыслей о работе. Такими местами можно считать: почта, заметки в телефоне, рабочий чат или скопление бумаг на рабочем столе. Далее нужно решить по каждому пункту, что делать дальше. Какой алгоритм:
-
выбросить лишнее;
-
сделать все дела, которые не требуют больше двух минут на выполнение;
-
делегировать все, что возможно;
-
распределить дела по спискам.
Один из основных принципов GTD — проводить обработку задачи лишь один раз, поэтому важно сразу принять решение и не оставить ее пылиться в корзинке.
Getting things done: приоритезация задач
Вопросы себе, которые помогают принять быстрые и логичные решения по любым задачам. Важно задавать их поочередно:
-
могу ли я это сделать, находясь в данный момент времени в этом месте;
-
успею ли я это сделать за тот промежуток времени, который есть сейчас;
-
есть ли у меня энергия для выполнения этого дела;
-
насколько это дело сейчас важнее, чем какое-либо другое.
Например, сегодня понедельник, я в офисе, а через 10 минут начинается совещание. На почту приходит письмо о том, что нужно подготовить отчет по рекламным каналам к пятнице. Сейчас начинать делать отчет не вариант — слишком мало времени. Энергии много, но есть дело поважнее. Значит, принимаю решение, когда я смогу этим заняться и заношу создание отчета в список «следующие задачи» с пометкой по дате или сразу бронирую время на выполнение задачи в календаре.
Этапы GTD по рабочему процессу
Так кратко выглядит методика Getting things done относительно рабочих задач. Все предельно просто:
-
сбор и запись данных по всем задачам, проектам, идеям и планам;
-
быстрое принятие финальных решений по ним;
-
построение работы с учетом приоритетов и информации по спискам;
-
проведение регулярных ревью.
Ловушки, которые стоит обходить
А теперь немного о моментах, которые могут привести к разочарованию, усталости, нежеланию продолжать что-либо и удрученному состоянию:
-
Делать простые задачи, а сложные оставлять на потом.
-
Вести списки, но не проводить ревью.
-
Давать себе обещания и не выполнять их.
-
Не разделять объемную задачу на несколько небольших этапов.
-
Не записывать любые, даже странные или глупые идеи.
-
Накапливать задачи в корзинках и не принимать по ним решения.
-
Ничего не делать.
Читай также: Список дел или To-Do List: как правильно составить и использовать?
Кстати, что касается личных задач, то я, например, личные идеи и планы расписываю в отдельном ежедневнике, а задачи — в заметках. Пусть все запланированное свершается как в работе, так и в личной жизни, а в этом поможет ведение списков и организация задач в целом.
